Il Dependent Care Advantage Account (DCAA) è un'agevolazione negoziata per i dipendenti che offre un modo esente da imposte per aiutare i dipendenti statali a pagare l'assistenza ai bambini, agli anziani o ai disabili mentre sono al lavoro.

Possono partecipare al DCAA i dipendenti delle agenzie statali del ramo esecutivo, dell'Università dello Stato di New York, della legislatura e del sistema giudiziario unificato. I dipendenti a tempo parziale e a ore sono idonei a condizione che le loro buste paga bisettimanali sostengano le detrazioni DCAA. Possono partecipare anche i dipendenti della NYS Energy Research and Development Authority (NYSERDA), della Environmental Facilities Corporation (EFC), del New York Liquidation Bureau e del Roswell Park Cancer Institute.

I nuovi dipendenti hanno diritto immediatamente a questo beneficio, ma devono iscriversi entro 60 giorni dalla data di assunzione. L'importo del contributo per l'anno del piano sarà quindi proporzionato ai restanti periodi di paga dell'anno solare.

Chi non può iscriversi?

I dipendenti retribuiti a pagamento non possono partecipare al DCAA.

Il massimo che si può versare sul conto è di 5.000 o 2.500 dollari in base al proprio status fiscale.

• Se voi o il vostro coniuge guadagnate meno di 5.000 dollari all'anno, non potete versare sul conto più denaro del vostro reddito o del reddito del vostro coniuge, se inferiore.
• Se si utilizza lo status fiscale "Married Filing Jointly", ai nuclei familiari si applica la regola del contributo massimo di 5.000 dollari dell'IRS.
• Se sia voi che il vostro coniuge partecipate a un FSA per l'assistenza ai dipendenti, il contributo totale del nucleo familiare è limitato a 5.000 dollari.
• Se si presenta come "capofamiglia", il contributo massimo dell'IRS è di 5.000 dollari.
• Se si utilizza lo status fiscale "Married Filing Separately", l'IRS limita i contributi a 2.500 dollari.
• Se si utilizza lo status fiscale "Single", il limite IRS è di 2.500 dollari.

Le spese devono riguardare i servizi prestati dal 1° gennaio al 31 dicembre dell'anno del piano.

Se i servizi sono destinati alla cura dei bambini, il bambino deve avere meno di 13 anni e deve essere a carico dell'utente secondo la definizione delle norme fiscali federali. I servizi per un bambino o un adulto di qualsiasi età sono ammissibili se sono disabili e incapaci di badare a se stessi e trascorrono almeno otto ore al giorno a casa vostra.

I servizi possono essere prestati sia a casa vostra che altrove, ma non da una persona che avete a carico ai fini dell'imposta sul reddito. Non è possibile pagare il figlio maggiore per assistere il figlio minore o il genitore anziano.

L'IRS richiede di fornire il nome, l'indirizzo e il numero di identificazione del contribuente (o il numero di previdenza sociale) della persona che fornisce l'assistenza. Queste informazioni devono essere fornite quando si presenta una richiesta di rimborso e quando si presenta il modulo IRS 2441 Child and Dependent Care Expenses, con la dichiarazione dei redditi.

Devo utilizzare il credito d'imposta federale o la DCAA?

La scelta del credito d'imposta federale o del DCAA dipende dalla vostra specifica situazione fiscale. Il credito d'imposta per l'assistenza ai familiari a carico può essere applicato fino a un massimo di 3.000 dollari di spese sostenute in un anno per una persona qualificata o di 6.000 dollari per due o più persone qualificate.

Se avete due o più persone a carico e il vostro reddito lordo familiare è inferiore a 43.000 dollari, potreste trovare più vantaggioso il credito d'imposta federale. Tuttavia, se il reddito lordo rettificato del vostro nucleo familiare supera i 43.000 dollari, è probabile che il DCAA vi garantisca un maggiore risparmio fiscale.

Utilizzate il calcolatore online per valutare se utilizzare i crediti d'imposta, la DCAA o una combinazione di entrambi per massimizzare i vostri risparmi.

Per qualsiasi domanda sulla vostra situazione fiscale specifica, consultate il vostro commercialista, avvocato o esperto fiscale.

A seguito di accordi di contrattazione collettiva tra lo Stato e i sindacati dei dipendenti pubblici, molti dipendenti hanno diritto a un contributo del datore di lavoro da parte dello Stato di New York. Per ricevere questo contributo, è necessario iscriversi al DCAA. Se siete idonei, il contributo del datore di lavoro viene depositato automaticamente nel vostro DCAA. È possibile iscriversi solo per l'importo del contributo del datore di lavoro o per qualsiasi importo fino al limite IRS. L'importo del contributo del datore di lavoro deve essere incluso nell'elezione annuale. Il contributo del datore di lavoro DCAA sarà disponibile nel 2023 per i sindacati che hanno stipulato accordi di partecipazione al programma di contributo del datore di lavoro. I seguenti dipendenti hanno attualmente diritto al contributo del datore di lavoro:

• Dipendenti di agenzie statali del ramo esecutivo, del Roswell Park Comprehensive Cancer Center , o della State University of New York che sono designati M/C o rappresentati da CSEA, PEF, UUP, NYSCOPBA, DC-37 o GSEU.
• Dipendenti del sistema giudiziario unificato, ad eccezione di quelli non rappresentati (Unità di negoziazione #88).
• Dipendenti della legislatura, di NYSERDA o dell'EFC.

Potete utilizzare il vostro DCAA per ricevere il rimborso delle spese di assistenza a carico di persone qualificate.

Una persona qualificata include un figlio qualificante, se il figlio:

• È cittadino statunitense, nazionale o residente negli Stati Uniti, in Messico o in Canada.
• Ha un rapporto di parentela specifico con l'utente
• Vive nel vostro nucleo familiare per più della metà dell'anno imponibile (Regola speciale per i figli di genitori divorziati o separati. Anche se il figlio non può essere dichiarato a carico, viene considerato come persona qualificata se il genitore affidatario del bambino è il vostro. Secondo l'IRS, il genitore affidatario è il genitore con cui il bambino ha vissuto per il maggior numero di notti nel 2021. Se il bambino è stato con ciascun genitore per un numero uguale di notti, il genitore affidatario è quello con il reddito lordo rettificato più alto. Per i dettagli e un'eccezione per i genitori che lavorano di notte, consultare l'IRS Pub. 501.)
• Trascorre almeno otto ore al giorno in casa propria
• non ha provveduto al proprio sostentamento per più della metà durante l'anno fiscale
• Sotto i 13 anni

Per persona qualificata si intende il coniuge, il parente o qualsiasi altra persona (a condizione che il rapporto non violi le leggi locali), se questi:

• Sono cittadini statunitensi, nazionali o residenti negli Stati Uniti, in Messico o in Canada.
• Hanno un rapporto specifico di tipo familiare con voi
• Vivere nel proprio nucleo familiare per più della metà dell'anno imponibile
• Trascorrere almeno otto ore al giorno in casa propria
• ricevono più della metà del loro sostegno da voi durante l'anno imponibile
• Sono fisicamente o mentalmente incapaci di badare a se stessi

Se si è fiscalmente a carico di un'altra persona, non si possono rivendicare persone qualificate per se stessi. Non è possibile richiedere il rimborso di una persona qualificata se questa presenta una dichiarazione dei redditi congiunta con il proprio coniuge. Solo il genitore affidatario di genitori divorziati o separati legalmente può essere rimborsato utilizzando il DCAA.

Per usufruire della DCAA, è necessario pagare l'assistenza ai non autosufficienti in modo che voi e il vostro coniuge (se siete sposati) possiate lavorare o andare a scuola. Se il coniuge non è disabile, non lavora o non frequenta la scuola, si presume che sia disponibile a prendersi cura del dipendente.

Spese per l'assistenza ai familiari a carico

• Tariffe per strutture di assistenza diurna o per adulti autorizzate
• Programmi di assistenza prima e dopo la scuola per persone a carico di età inferiore ai 13 anni
• Importi pagati per servizi forniti all'interno o all'esterno della vostra abitazione, compresi babysitter o asili nido
• Spese per la tata attribuite all'assistenza ai dipendenti
• Tasse per l'asilo nido (scuola dell'infanzia)
• Campo estivo diurno: lo scopo principale deve essere la custodia e non l'educazione.
• Tasse per ritardi nel ritiro

Non copre le spese mediche; utilizzare l'HSCA per le spese mediche sostenute da voi o dai vostri familiari a carico.

Spese di invalidità ammissibili

• Spese per l'equipaggiamento e l'installazione di un'autovettura per una persona disabile che eccedono il costo di un'autovettura ordinaria
• Dispositivo per il sollevamento di una persona con difficoltà motorie in un'automobile
• Libri/riviste in Braille in eccesso rispetto al costo delle edizioni normali
• Prendete appunti per un bambino ipoacusico a scuola
• Cane guida (acquisto, addestramento e mantenimento)
• Dispositivi speciali, come un registratore o una macchina da scrivere per una persona ipovedente. 
• Sistema di allarme visivo in casa o altri oggetti come un telefono speciale necessario per una persona con problemi di udito.
• Sedia a rotelle o autovettura (costi di gestione/manutenzione) 

È possibile iscriversi dopo la chiusura delle iscrizioni, oppure durante l'anno di piano se si verifica un cambiamento di stato o un evento di vita qualificante. È necessario iscriversi entro 60 giorni dall'evento di cambiamento.

Una volta iscritti al DCAA, le deduzioni al lordo delle imposte continueranno per tutto l'anno solare. Tuttavia, ci sono alcune circostanze in cui può essere consentito un cambiamento. Ecco alcuni esempi di cambiamenti di stato ammissibili:

• Il matrimonio
• Divorzio o separazione
• Decesso (coniuge/dipendente)
• Nascita o adozione di un bambino
• Inizio o fine del rapporto di lavoro (dipendente o coniuge)
• Disabilità dipendente
• Passaggio da un impiego a tempo pieno a uno a tempo parziale o viceversa (dipendente o coniuge)
• Inizio o rientro dal congedo (dipendente o coniuge)
• Modifica dell'orario di lavoro (dipendente o coniuge)
• Cambiamento di custodia del dipendente
• Variazione della tariffa pagata (solo se il fornitore non è un parente)
• Cambio di fornitore di cure
• Il dipendente compie 13 anni (solo in caso di diminuzione o cessazione)
• Perdita della copertura di un altro piano del Dependent Care Assistance Program (DCAP) (solo aumento o iscrizione)

In caso di cambiamento di status, è necessario presentare la domanda online o per telefono entro 60 giorni, incluso, dall'evento qualificante, ma il più tempestivamente possibile per evitare detrazioni indesiderate e non rimborsabili. La richiesta di apertura, modifica o chiusura del conto diventa effettiva una volta trascorsa la data dell'evento di cambiamento di stato o la data di ricezione della richiesta, se successiva. Qualsiasi modifica dei contributi DCAA deve essere coerente con il cambiamento di status. Non è richiesta alcuna documentazione aggiuntiva o verifica dell'evento ammissibile. È vostra responsabilità conservare la documentazione legale delle modifiche apportate ai vostri documenti personali, nel caso in cui il fisco vi sottoponga a un audit.

Se il conto viene aperto dopo l'inizio dell'anno del piano con un evento di cambiamento di stato ammissibile, le spese saranno rimborsabili dalla data di ricezione della domanda o dalla data del cambiamento di stato, se successiva, fino al 31 dicembre.

Le richieste di modifica dello status saranno accettate durante l'anno di piano fino al 31 ottobre per eventi di modifica dello status che si verificano il 31 ottobre o prima. Le domande ricevute dopo tale data non potranno essere elaborate in tempo per l'ultimo periodo di paga dell'anno.

Congedo senza retribuzione

Se si va in aspettativa senza stipendio, le detrazioni DCAA si interrompono automaticamente. Al rientro dal congedo, è necessario presentare una domanda di cambiamento di stato online o chiamando l'amministratore FSA all'indirizzo 800-358-7202. La domanda di modifica dello status deve essere presentata entro 60 giorni dal rientro al lavoro. Il conto verrà ristabilito per il resto dell'anno del piano. Le richieste di modifica dello status saranno accettate durante l'anno di piano per eventi di modifica dello status che si verifichino il 31 ottobre o prima. Le domande ricevute dopo tale data non potranno essere elaborate in tempo per l'ultima detrazione DCAA dell'anno.

Congedo con retribuzione

Le detrazioni in busta paga continueranno per i partecipanti in congedo per malattia, ferie e congedo per malattia a metà stipendio, a condizione che vi siano fondi sufficienti nella busta paga. Le detrazioni non continueranno per i dipendenti che ricevono prestazioni di invalidità a breve o lungo termine attraverso il Piano di protezione del reddito (IPP).

Alcune situazioni possono essere considerate cambiamenti di stato ammissibili. Se avete domande sulla vostra situazione, contattate l'amministratore FSA all'indirizzo 800-358-7202.

Terminazioni

Se si lascia il lavoro statale, le detrazioni DCAA si interrompono automaticamente. L'idoneità DCAA continuerà a decorrere dalla data iniziale di idoneità fino al 31 dicembre dell'anno del piano.

Se si rientra nel libro paga dello Stato e non si è persa una detrazione, la propria elezione non cambia. Se si desidera modificare l'elezione, è necessario presentare una domanda di cambiamento di stato.

Se si rientra nel libro paga dello Stato e si è persa una detrazione, è possibile iscriversi nuovamente presentando una domanda di cambiamento di stato entro 60 giorni dal rientro nel libro paga dello Stato.

È possibile presentare una domanda di cambiamento di stato online o chiamando l'amministratore FSA all'indirizzo 800-358-7202.

Il totale delle detrazioni DCAA e del contributo del datore di lavoro sarà riportato nella casella 10 del vostro W-2. È inoltre necessario presentare il modulo IRS 2441 per segnalare le spese per l'assistenza a figli e dipendenti al momento della dichiarazione dei redditi.

In caso di domande sui requisiti di registrazione, consultare il proprio fiscalista, avvocato o commercialista.

Chi stabilisce se un figlio o un altro dipendente è disabile?

L'IRS offre delle linee guida che il partecipante deve consultare per determinare se il proprio dipendente è disabile.

Posso pagare le spese di pernottamento di mio figlio disabile, visto che di giorno è a scuola?

No. Questo conto serve solo per l'assistenza diurna durante il lavoro, non per l'assistenza residenziale, la retta di scuole speciali o l'assistenza medica.

Le spese per il campo estivo di mio figlio si qualificano se i pigiama party occasionali fanno parte di un programma giornaliero complessivo?

Sono ammessi i campi estivi diurni che offrono occasionalmente pernottamenti. I campi scuola non sono validi e il bambino deve avere meno di 13 anni.

Mia madre anziana ha bisogno di assistenza. Pago una persona che si occupi di lei a casa sua mentre io lavoro. È una spesa ammissibile?

L'IRS richiede che la persona bisognosa di assistenza risieda a casa vostra per almeno otto ore al giorno.

Come può essere un vantaggio la detrazione dal libro paga per la DCAA se devo comunque pagare le spese di assistenza ai dipendenti con i miei soldi?

Il denaro versato alla DCAA non è soggetto a imposte statali, federali, previdenziali e comunali (se applicabili), quindi si finisce per pagare meno tasse. Questo vi permette di portare a casa una parte maggiore del vostro stipendio e di essere rimborsati dalla vostra DCAA con dollari interi o al lordo delle tasse.

Posso pagare mia madre per occuparsi dei miei figli?

Sì, purché vostra madre non sia a vostro carico e vi fornisca il suo numero di previdenza sociale (SSN). È necessario il suo SSN per poterla segnalare come badante quando si presentano le richieste di rimborso e quando si presenta la dichiarazione dei redditi. Vostra madre dovrà dichiarare i pagamenti come reddito.

Posso pagare il mio coniuge?

No. Non potete pagare il vostro coniuge per assistere i vostri figli. Non potete nemmeno pagare il vostro figlio di età inferiore ai 19 anni o qualsiasi altra persona che dichiarate a carico.

Posso utilizzare la DCAA per pagare una cameriera, un cuoco o una governante?

Se l'intento del servizio è quello di fornire assistenza al dipendente mentre si lavora, le spese sono ammissibili.

E la retta dell'asilo?

Non sono ammissibili le spese di iscrizione alla scuola materna e oltre.

Posso partecipare al programma DCAA se mi avvalgo di un au pair per la cura dei miei figli?

Sì, le somme versate per coprire i salari, le tasse su tali salari, le spese sostenute per l'alloggio, il cibo che l'au pair consuma a casa vostra e le commissioni dell'agenzia sono rimborsabili.

Cosa succede se la mia babysitter non vuole darmi il suo SSN?

Per ricevere il rimborso, è necessario fornire all'amministratore dell'FSA l'SSN della badante. Pertanto, è importante discutere di questo programma con il proprio caregiver prima di scegliere di partecipare.

Mio figlio di 20 anni è disabile e vive a casa mia. Paghiamo una vicina per occuparsi di lui mentre noi lavoriamo. Questo costo è rimborsabile?

Sì. Se il dipendente disabile non è in grado di badare a se stesso e il coniuge lavora, le spese di assistenza a casa vostra o presso un asilo nido speciale sono rimborsabili. Le stesse regole valgono se il coniuge è disabile.

Ho un amico disabile che risiede con me e per il quale contribuisco a una parte considerevole del sostegno finanziario. Posso istituire un DCAA per la loro assistenza mentre sono al lavoro?

Sì, se l'individuo soddisfa la definizione di persona qualificata fornita dall'IRS.

Se sono in grado di iscrivermi alla DCAA con un cambiamento di status ammissibile durante l'anno, quanto indietro posso calcolare le mie spese?

Le spese non devono essere retrodatate. Se ci si iscrive durante l'anno del piano, le spese saranno ammissibili a partire dalla data di ricezione della domanda di cambiamento di stato o dalla data dell'evento di cambiamento, se successiva.

Cosa succede se mio figlio compie 13 anni a metà dell'anno di piano?

Le norme dell'IRS stabiliscono che una volta che un bambino compie 13 anni, le spese per l'assistenza all'infanzia non sono più ammissibili, a meno che il bambino non sia disabile. La condizione di "figlio a carico che compie 13 anni" è un evento di cambiamento di stato che consente di interrompere o diminuire l'importo dei contributi versati sul conto.

Mio figlio è stato espulso dall'asilo nido e ora viene accudito gratuitamente da un familiare. Posso disdire il mio DCAA?

Sì, il "cambio di fornitore di cure" è un evento di cambiamento di stato ammissibile.

Che cosa succede se vengo licenziato, licenziato o lascio il mio lavoro?

Se si lascia il servizio statale durante un anno di piano, si conserva il proprio conto fino alla fine dell'anno di piano. Ciò significa che, sebbene non possiate versare ulteriori contributi al vostro conto, avete tempo fino al 31 dicembre dell'anno del piano per sostenere spese ammissibili e fino al 31 marzo dell'anno successivo per presentare una richiesta di rimborso.

Cosa succede se il mio coniuge viene licenziato o lascia il lavoro?

Se il vostro coniuge lavora o è in cerca di lavoro, siete ancora idonei a partecipare, oppure potete utilizzare questo evento come cambiamento di stato per apportare una modifica al vostro conto.

Io e il mio coniuge ci siamo separati ma non siamo ancora "legalmente" separati. Si tratta di un "cambiamento di stato"?

No. Possono essere considerate altre circostanze legate alla separazione, come ad esempio un cambio di orario di lavoro.

Se mi separo legalmente, come influisce sulla partecipazione al piano?

Un partecipante legalmente separato non è considerato sposato ai fini del DCAA e può essere rimborsato fino a 5.000 dollari di spese ammissibili, anche se presenta una dichiarazione dei redditi separata. La separazione legale costituisce un cambiamento di status.

Io e il mio coniuge possiamo utilizzare entrambi il limite di 5.000 dollari?

No, il limite di 5.000 dollari è un limite familiare.

Il mio coniuge è uno studente a tempo pieno. Possiamo partecipare al DCAA?

Sì. Tuttavia, il contributo massimo che si può versare al DCAA è determinato dal reddito da lavoro di voi e del vostro coniuge. In quanto studente, l'IRS considera il coniuge come un lavoratore dipendente. Il reddito da lavoro è calcolato come non inferiore a 250 dollari per un dipendente idoneo e a 500 dollari per più di un dipendente idoneo per ogni mese in cui il coniuge è studente.

Ad esempio, se avete due figli bisognosi di cure e il vostro coniuge è uno studente per nove mesi all'anno e non percepisce altri redditi, il massimo che potete versare nella DCAA è di 4.500 dollari.

Come faccio a sapere se per me è meglio il Credito d'imposta federale o il DCAA?

Vi invitiamo a utilizzare il calcolatore online per aiutarvi nella scelta. Il contribuente deve stabilire se la partecipazione al DCAA, la richiesta di un credito o di un'esclusione fiscale federale e statale o l'utilizzo di una combinazione di benefici imponibili ed esenti da imposte sia la soluzione migliore per lui. Per ulteriori informazioni, consultate il vostro consulente fiscale o l'IRS.

Posso usufruire del credito d'imposta federale e partecipare anche al DCAA?

Non è possibile utilizzare il credito d'imposta federale e il DCAA per le stesse spese. Tuttavia, se si sottostima il contributo DCAA, il credito d'imposta può essere utilizzato per le spese rimanenti fino al massimo consentito dalle disposizioni sul credito d'imposta.

L'importo rimborsato attraverso il DCAA riduce di dollaro in dollaro l'importo che può essere utilizzato per calcolare il credito d'imposta federale. Utilizzate il calcolatore fiscale online per scoprire come massimizzare
i vostri risparmi.

Le mie detrazioni per l'assistenza a carico saranno comunicate all'IRS?

Sì. Le detrazioni saranno riportate sul modulo W-2 nella casella 10. È necessario presentare il modulo IRS 2441 con la dichiarazione dei redditi. Ricordate che il modulo IRS 2441 richiede di fornire un numero di identificazione del contribuente o SSN per ogni fornitore di assistenza ai dipendenti.

Io e il mio coniuge siamo divorziati. Il mio coniuge dichiara i figli a carico ai fini fiscali, ma la custodia è condivisa. Posso iscrivermi al programma DCAA?

Sì, se si soddisfa la definizione di genitore affidatario fornita dall'IRS. Il genitore affidatario è quello con cui il bambino ha vissuto per il maggior numero di notti. Se il bambino è stato con ciascun genitore per un numero uguale di notti, il genitore affidatario è quello con il reddito lordo rettificato più alto. Per i dettagli e un'eccezione per un genitore che lavora di notte, vedere IRS Pub. 501.

Secondo l'IRS, il genitore non affidatario non può considerare il figlio come una persona qualificata anche se ha il diritto di dichiararlo a carico in base alle regole speciali per i figli
di genitori divorziati o separati.

Come viene determinato l'importo del contributo del datore di lavoro? Cosa succede se lavoro al 50%?

Si basa sullo stipendio statale annualizzato.

Io e il mio coniuge siamo entrambi dipendenti statali e siamo rappresentati da un'unità di contrattazione idonea. Possiamo iscriverci entrambi al DCAA e ricevere il contributo del datore di lavoro?

Sì. Richiedete l'iscrizione individualmente e riceverete entrambi il contributo del datore di lavoro in base ai vostri stipendi statali individuali. Ricordate che le vostre iscrizioni combinate non possono superare il limite massimo di 5.000 dollari per anno solare stabilito dall'IRS.

Qual è l'importo minimo per il quale posso iscrivermi?

Non è previsto un minimo. Tuttavia, potete iscrivervi solo per l'importo del contributo del datore di lavoro e il vostro DCAA sarà completamente finanziato dallo Stato di New York. Non vi saranno detrazioni bisettimanali per il DCAA dalla vostra busta paga.