L'Health Care Spending Account (HCSA) è un benefit per i dipendenti. Aiuta i dipendenti statali a pagare le spese sanitarie in esenzione fiscale. Sono comprese le spese mediche, ospedaliere, di laboratorio, di prescrizione di farmaci, odontoiatriche, visive e uditive che non sono rimborsate dall'assicurazione o da altri piani previdenziali.

Prima di iscrivervi al programma HCSA, dovete considerare quali potrebbero essere le vostre spese ammissibili. Un esame dei costi degli anni precedenti può essere d'aiuto. Una volta stimato l'ammontare dei costi, potete decidere quanto contribuire alla vostra HCSA. Secondo la legge federale, il denaro versato all'HCSA deve essere utilizzato per le spese sostenute durante l'anno del piano in cui è stato versato. Attualmente il contributo annuale massimo consentito è di 3.200 dollari e il contributo annuale minimo è di 100 dollari. Il contributo massimo può essere soggetto a variazioni annuali.

1. I dipendenti che lavorano per le agenzie esecutive New York State (NYS), l'Università statale di New York (SUNY) e l'organo legislativo, nonché i dipendenti non giudiziari del sistema giudiziario unificato sono idonei se soddisfano i seguenti requisiti:

• Sono dipendenti a tempo indeterminato o si prevede che siano in organico per l'intero anno solare (i dipendenti che insegnano con un orario scolastico e sono pagati su base di 10 mesi sono idonei se soddisfano gli altri criteri sotto indicati)
• Ricevere una busta paga regolare e bisettimanale
• Lavorare a metà tempo o più su un orario regolare per una singola agenzia
• Hanno i requisiti per iscriversi al Programma di assicurazione sanitaria dello Stato di New York
• Sono rappresentati da un'unità negoziale che è idonea a partecipare o sono designati Gestione/Riservato. I dipendenti delle agenzie del ramo esecutivo che sono rappresentati da uno dei seguenti sindacati possono partecipare all'HCSA: Civil Service Employees Association (CSEA), Public Employees Federation (PEF), NYS Correctional Officers and Police Benevolent Association (NYSCOPBA), Council 82, Police Benevolent Association of NYS (PBANYS), District Council 37, Police Benevolent Association (PBA) e NYS Police Investigators Association (NYSPIA). Inoltre, tutte le unità negoziali del sistema giudiziario unificato possono partecipare.

Anche i dipendenti del Roswell Park Comprehensive Cancer Center, della NYS Energy Research and Development Authority, dell'Environmental Facilities Corporation e del New York Liquidation Bureau possono partecipare se soddisfano i criteri di ammissibilità sopra elencati.

Tutti i giudici e i giudici del sistema giudiziario unificato, i funzionari eletti retribuiti e i membri della legislatura retribuiti sono eleggibili indipendentemente dal loro orario di lavoro.

2. I dipendenti rappresentati dalle professioni universitarie unite (UUP) impiegati da SUNY sono idonei se:

• Sono dipendenti a tempo indeterminato o si prevede che saranno impiegati dallo Stato di New York per l'intero anno solare (i dipendenti assunti su base semestrale sono idonei se soddisfano gli altri criteri sotto indicati) e
• Ricevere buste paga regolari, bisettimanali e
• Hanno i requisiti per iscriversi al Programma di assicurazione sanitaria dello Stato di New York e
• Sono dipendenti accademici a tempo parziale, il cui obbligo professionale consiste principalmente nell'insegnamento di lezioni, che insegnano sei o più ore di credito, ore di contatto o equivalenti di credito o
• Sono dipendenti professionisti a tempo pieno o
• Sono dipendenti accademici o professionisti part-time assunti da una singola università ad un determinato tasso annuo (17.071 dollari o più tra il 2 luglio 2023 e il 1 luglio 2024).

3. I nuovi dipendenti devono soddisfare i criteri di idoneità per partecipare all'HCSA. Il periodo di copertura inizierà a partire dal 31° giorno consecutivo di lavoro. Sarà possibile presentare richieste di rimborso per le spese sanitarie ammissibili sostenute a partire da tale data fino al 31 dicembre dell'anno di piano in cui si è iscritti. Le detrazioni inizieranno a partire dalla prima data di pagamento delle retribuzioni successiva alla data in cui si ha diritto a presentare le richieste di rimborso.

Chi non può iscriversi?

I dipendenti rappresentati dal sindacato dei dipendenti studenti laureati (GSEU), occasionali, stagionali, di sessione, giornalieri, a pagamento e pensionati non possono partecipare all'HCSA.

Per essere ammissibili, le spese devono riguardare l'assistenza sanitaria ricevuta principalmente per la prevenzione o il trattamento di un difetto o di una malattia fisica o mentale. Le spese vive sono generalmente ammissibili se non sono rimborsate dall'assicurazione. Indipendentemente dal fatto che le spese siano sostenute da voi o dai vostri familiari a carico, esse devono essere sostenute durante l'anno del piano o durante il periodo di copertura se l'iscrizione avviene dopo l'inizio dell'anno del piano. Una spesa viene sostenuta quando il paziente o uno dei suoi familiari a carico riceve la prestazione sanitaria, non quando viene fatturata, addebitata o pagata.

Per essere ammessa al rimborso, una spesa sanitaria deve essere:

• Per voi o per un dipendente avente diritto
• Consentito dall'Internal Revenue Code
• Necessario dal punto di vista medico
• Non sono rimborsati dall'assicurazione sanitaria o da altri piani di previdenza, né verranno richiesti rimborsi da tali piani.

Nota: È possibile ottenere il rimborso solo per le spese sostenute durante il periodo di copertura, il che significa:

• Se vi iscrivete durante il periodo di apertura delle iscrizioni e rimanete sul libro paga dello Stato per l'intero anno, il vostro periodo di copertura va dal 1° gennaio al 31 dicembre.
• Se vi iscrivete durante l'anno del piano come nuovi dipendenti, il vostro periodo di copertura inizierà dopo aver completato 30 giorni consecutivi di servizio statale. La copertura terminerà il 31 dicembre.
• Se ci si iscrive durante l'anno del piano a causa di un cambiamento di stato, il periodo di copertura inizierà quando si riceve la domanda di cambiamento di stato. Tuttavia, il periodo di copertura non potrà avere inizio prima della data dell'evento qualificante. La copertura terminerà il 31 dicembre.
• Se ci si iscrive durante il periodo di apertura delle iscrizioni e si verifica un cambiamento di stato a metà anno, si avranno due periodi distinti di copertura per il rimborso delle spese.

Quando sarò rimborsato?

Le spese possono essere rimborsate non appena voi o i vostri familiari a carico ricevete prestazioni mediche. Una volta che vi siete iscritti all'HCSA e avete deciso quanto volete contribuire, l'importo totale è disponibile in qualsiasi momento durante il periodo di copertura. Non è necessario attendere che il denaro si accumuli sul conto prima di poterlo utilizzare per pagare le spese sanitarie ammissibili. 

Risparmiare con HCSA

Vi invitiamo a utilizzare un calcolatore fiscale online per stimare le imposte che risparmierete iscrivendovi all'HCSA. I risparmi dipendono da una serie di fattori, come il reddito da lavoro, lo status fiscale e l'ammontare delle spese sanitarie ammissibili.

Quali spese sono rimborsabili?

È possibile richiedere le spese ammissibili nell'ambito del programma HCSA per i seguenti soggetti:

• Se stessi
• Il vostro coniuge
• Il vostro figlio idoneo
• Il vostro parente qualificato

Un individuo è un figlio qualificante se è un figlio qualificante:

• Sono cittadini statunitensi, nazionali o residenti negli Stati Uniti, in Messico o in Canada.
• Hanno un rapporto specifico di tipo familiare con voi
• Vivere nel proprio nucleo familiare per più della metà dell'anno fiscale
• Hanno 18 anni o meno (23 anni, se studenti a tempo pieno) alla fine dell'anno fiscale
• non hanno fornito più della metà del loro sostegno durante l'anno fiscale (e ricevono più della metà del loro sostegno da voi durante l'anno fiscale se sono studenti a tempo pieno di età compresa tra i 19 e i 23 anni alla fine dell'anno fiscale)

Un individuo è un parente qualificato se è un parente qualificato:

• Sono cittadini statunitensi, nazionali o residenti negli Stati Uniti, in Messico o in Canada.
• hanno un rapporto di parentela specifico con voi, non sono figli qualificati di qualcun altro e ricevono più della metà del loro sostegno da voi durante l'anno fiscale

o                                                    

• Se non esiste una specifica relazione di tipo familiare con te, sei un membro e vivi nella tua famiglia (senza violare la legge locale) per l'intero anno fiscale e ricevi più della metà del loro sostegno da te durante l'anno fiscale

Nota: Non esiste un requisito di età per un figlio idoneo se è fisicamente o mentalmente incapace di badare a se stesso. Un figlio idoneo di genitori divorziati è considerato a carico di entrambi, pertanto uno o entrambi i genitori possono creare un HCSA per ottenere il rimborso delle spese sanitarie del figlio.

Quali tipi di spese sono ammissibili?

Le spese sono rimborsabili se riguardano servizi sanitari necessari dal punto di vista medico. Le spese devono essere sostenute durante l'anno del piano o durante il periodo di copertura se l'iscrizione avviene dopo l'inizio dell'anno del piano. Di seguito sono elencati alcuni esempi di spese ammissibili ai sensi dell'HCSA. Per ulteriori informazioni sulle spese sanitarie ammissibili, accedere al proprio account per cercare l'elenco delle spese ammissibili.

Esempi di spese mediche necessarie ELIGIBILI

Spese dentistiche ammissibili

Farmaci da banco

I costi dei farmaci da banco (OTC) sono rimborsabili attraverso l'HCSA, a condizione che gli articoli siano utilizzati per trattare una condizione medica o una malattia. Alcune spese OTC, come le vitamine e gli integratori alimentari, non sono rimborsabili a meno che non siano raccomandate da un medico per una condizione medica. Gli articoli di uso generale, come il dentifricio e il balsamo per le labbra, non sono spese ammissibili.

Medicinali e farmaci OTC eleggibili

• Farmaci per allergie, tosse, raffreddore, influenza & sinusale
• Antidiarroici, farmaci anti-gas & digestivi
• Soluzione per le afte e le malattie da raffreddamento & Cura delle labbra
• Articoli per la pianificazione familiare (contraccettivi, test di gravidanza, ecc.)
• Cura dei piedi (farmaci per la cura di calli e vesciche, trattamenti antimicotici, ecc.)
• Creme per emorroidi & trattamenti
• Alleviare il prurito (lozione alla calamina, crema al cortizone, ecc.).
• Cura del cavo orale (crema per dentiera, antidolorifico, gel per la dentizione, ecc.)
• Antidolorifici interni/esterni (Tylenol, Advil, Bengay, ecc.)
• Cura della pelle (protezione solare/SPF 15+, farmaci per l'acne, ecc.)
• Stimolanti del sonno & (strisce nasali, ecc.)
• Rimedi per la nausea dello stomaco & (antiacidi, Dramamine, ecc.)
• Trattamenti/lavaggi delle ferite (perossido di idrogeno, iodio)

Richiesta di documentazione aggiuntiva 

Le seguenti spese sono ammissibili solo se sostenute per il trattamento di una condizione medica diagnosticata. Per tali spese è necessaria una Lettera di Necessità Medica del medico, contenente la necessità medica della spesa, la condizione diagnosticata, l'insorgenza della condizione e la firma del medico.

Le spese per il chilometraggio e le altre spese di trasporto sono rimborsabili se il trasporto serve principalmente a ricevere le cure mediche ed è essenziale per farlo.

Le miglia sono rimborsabili a condizione che venga presentata una ricevuta, un estratto conto o una fattura che convalidi la visita medica con la richiesta di rimborso delle miglia. La tariffa di chilometraggio standard per l'uso di un'automobile per ottenere l'assistenza sanitaria necessaria dal punto di vista medico (come descritto nella Sezione 213 del codice IRS) è di $ 0,21 per i viaggi che si svolgono dal 01/01/24 al 31/12/24. Per inviare la richiesta di chilometraggio a un appuntamento sanitario o a una farmacia, calcola il chilometraggio sulla fattura/ricevuta effettiva che dettaglia quanto segue: chilometraggio di andata e ritorno moltiplicato per $ 0,21 per il 2024. Assicurati di includere il nome del fornitore di assistenza sanitaria o della farmacia nel modulo di richiesta.

Oltre al rimborso del chilometraggio, è possibile richiedere il rimborso delle spese di parcheggio e pedaggio sostenute in seguito al viaggio per la visita medica. La richiesta di rimborso deve includere la ricevuta del pedaggio e/o del parcheggio, oltre alla fattura o alla ricevuta dell'operatore sanitario che convalida la visita medica.

Per essere rimborsati per le spese sostenute per le cure mediche, visitare il sito Web MTA e stampare la pagina che indica che la tariffa per una corsa in metropolitana o in autobus locale è di $ 2,90. Allega la stampa al modulo di richiesta, insieme a una fattura o a una ricevuta del tuo medico che convalidi la visita del tuo medico, per ottenere l'approvazione della tua richiesta.

Possono essere rimborsate anche le spese di trasporto (compreso il biglietto aereo) verso un'altra città, se il viaggio è principalmente finalizzato e indispensabile per ricevere servizi sanitari necessari dal punto di vista medico. È inoltre possibile includere il costo dell'alloggio non fornito da un ospedale o da un istituto simile. L'importo dell'alloggio non può superare i 50 dollari a notte per ogni persona. L'alloggio è incluso per una persona per la quale le spese di trasporto sono una spesa medica perché viaggia con il dipendente che riceve le cure mediche. Ad esempio, se un genitore viaggia con un figlio malato, è possibile includere fino a 100 dollari a notte come spesa medica per l'alloggio. I pasti non sono inclusi.

Non è possibile includere tra le spese mediche un viaggio o una vacanza effettuati solo per cambiare ambiente, per migliorare il morale o per migliorare la salute in generale, anche se il viaggio viene effettuato su consiglio di un medico.

Potresti essere idoneo a iscriverti dopo la fine delle iscrizioni aperte o durante l'anno del piano se riscontri un cambiamento di stato o un evento di vita idoneo. È necessario iscriversi entro 60 giorni di calendario dall'evento di modifica.

Una volta iscritti all'HCSA, non è possibile cambiare idea. Le detrazioni al lordo delle imposte continueranno per tutto l'anno del piano. Tuttavia, in alcuni casi la modifica può essere consentita se è coerente con il cambiamento della situazione familiare. Ad esempio, se vi sposate durante l'anno del piano, potete aumentare l'importo della vostra scelta. In caso di perdita di un dipendente durante l'anno di piano, è possibile ridurre l'importo della propria scelta. Tuttavia, non è possibile ridurre l'importo dell'elezione a 0 dollari.

Alcuni eventi, come il matrimonio, la nascita di un figlio o il ritorno al lavoro dopo un'aspettativa non retribuita, consentono di iscriversi durante l'anno. Di seguito è riportato un elenco di eventi di cambiamento di stato ammissibili:

• Cambiamento dello stato civile legale, come matrimonio, morte del coniuge, divorzio, separazione legale o annullamento.
• Variazione del numero di persone a carico ammissibili in seguito a nascita, decesso, adozione o affidamento in adozione
• La fruizione o il rientro da un congedo non retribuito per il dipendente
• Inizio o fine del rapporto di lavoro del dipendente
• Aumento o perdita dell'idoneità del coniuge o del dipendente idoneo per la copertura assicurativa sanitaria a causa di un cambiamento di lavoro.
• L'acquisizione o la perdita dell'idoneità all'assicurazione sanitaria per il raggiungimento di un'età specifica, a causa di un cambiamento dello status di studente o di coniuge, o per altre circostanze consentite.

In caso di cambiamento di status, chiamare il servizio clienti o visitare questo sito web per compilare una domanda di cambiamento di status. La richiesta di cambiamento di stato deve essere presentata entro 60 giorni di calendario dall'evento qualificante, ma il prima possibile per evitare detrazioni indesiderate e non rimborsabili. È inoltre necessario allegare la documentazione a sostegno della richiesta di modifica. Tale documentazione comprende una copia della licenza di matrimonio, della sentenza di divorzio, del certificato di nascita, della sentenza di adozione o del certificato di morte.

La data di entrata in vigore del nuovo periodo di copertura e del nuovo importo di scelta sarà la data in cui la domanda viene presentata all'amministratore del conto di spesa flessibile (FSA) o la data dell'evento idoneo, a seconda di quale sia successiva. Se ti iscrivi durante l'anno come nuovo dipendente, il tuo periodo di copertura inizierà il tuo 61° giorno di calendario consecutivo di lavoro. Inoltre, se sei iscritto all'HCSA quando l'anno del piano inizia il 1° gennaio e invii una richiesta di modifica dello stato durante l'anno del piano, avrai due periodi di copertura separati da cui le spese devono essere sostenute e saranno rimborsate.

Le richieste di modifica dello status saranno accettate durante l'anno di piano per gli eventi che si verificano il 31 ottobre o prima. Le domande ricevute dopo il 31 ottobre non saranno accettate perché non potranno essere elaborate in tempo per l'ultima trattenuta in busta paga dell'anno.

Cosa succede se lascio il libro paga durante l'anno del piano?

Se lasciate il libro paga a causa della cessazione del rapporto di lavoro, di un'aspettativa senza stipendio o per qualsiasi altro motivo, e smettete di contribuire al vostro conto, la vostra copertura HCSA terminerà. Sarà comunque possibile presentare richieste di rimborso per le spese che si verificano alla data dell'ultima trattenuta in busta paga o prima. I servizi sanitari ricevuti dopo l'interruzione della contribuzione non saranno rimborsati. Tuttavia, in determinate circostanze, è possibile continuare a partecipare all'HCSA anche dopo aver lasciato il libro paga:

• Se si è idonei a scegliere la copertura COBRA (Continuation of Health Coverage), è possibile effettuare i pagamenti al netto delle imposte direttamente all'amministratore della FSA. Tuttavia, con l'opzione di pagamento diretto, non risparmierai sulle tasse. Se lasci il libro paga durante l'anno del piano e desideri continuare la tua copertura, l'amministratore FSA ti invierà un avviso COBRA che dovrai firmare e restituire entro la scadenza specificata.
• Prima del pensionamento, della cessazione del rapporto di lavoro o di un'aspettativa programmata, è possibile pre-pagare l'importo dell'elezione aumentando le detrazioni bisettimanali per compensare le detrazioni che si prevede di perdere una volta lasciato il libro paga. Per scegliere questa opzione, è necessario contattare il piano via e-mail all'indirizzo [email protected] il prima possibile per concordare l'adeguamento delle detrazioni prima di ricevere l'ultima busta paga.
• Se si rientra nel libro paga durante lo stesso anno di piano, è possibile iscriversi nuovamente se si presenta una domanda di modifica dello stato entro 60 giorni dal rientro nel libro paga. Le richieste di modifica dello status saranno accettate durante l'anno di piano fino al 31 ottobre.
• Se si lascia l'assicurazione e poi si rientra nel libro paga, è possibile iscriversi nuovamente, ma solo per lo stesso importo dell'assicurazione che si aveva al momento dell'uscita dal libro paga. Tuttavia, si avranno due periodi di copertura distinti a partire dai quali si potranno sostenere e rimborsare le spese.

Ricordate che, anche se vi iscrivete nuovamente all'HCSA dopo aver ripreso a lavorare, non vi verranno rimborsati i servizi sanitari ricevuti durante il periodo in cui non avete contribuito al vostro conto.