Programma di rimborso delle tasse universitarie (TRP) per il Programma di Gestione / Dipendenti Riservati Linee Guida

New York State sostiene fermamente gli sforzi dei singoli dipendenti di Management/Confidenziali (M/C) per migliorare le proprie competenze e conoscenze legate al lavoro e per acquisire la formazione necessaria a migliorare le proprie capacità manageriali o prepararsi a opportunità promozionali legate alla carriera.

Come incentivo a perseguire un'istruzione legata al lavoro o alla carriera, il M/C Tuition Reimbursement Program (M/C TRP) fornisce un rimborso finanziario per i corsi approvati. Questo prezioso beneficio per i dipendenti è finanziato da New York State ed è amministrato dall'Ufficio delle Relazioni con i Dipendenti, responsabile dello sviluppo delle politiche dei programmi e delle linee guida operative.

I dipendenti M/C possono seguire corsi per migliorare le competenze necessarie per svolgere gli incarichi attuali, per rimanere aggiornati sulle innovazioni e le tendenze emergenti nel loro settore, per migliorare le competenze amministrative e manageriali, o per prepararsi a posizioni all'interno del servizio statale che possono essere ottenute tramite esame promozionale. I dipendenti senza una diploma possono iscriversi a un programma di laurea triennale per qualificarsi a opportunità lavorative all'interno del governo statale a livello paraprofessionale o professionale.

• Fornisce rimborsi ai dipendenti M/C attuali per corsi o eventi qualificati offerti da fornitori approvati che iniziano dal 1aprile o dopo 2026fino al 31dicembre 2026. Le domande per corsi o eventi iniziati il 1aprile o dopo 2026e terminati prima del 30giugno 2026, devono essere inviati o timbriati entro il 30settembre 2026.
• I corsi ed eventi qualificanti devono essere pre-approvati dagli OER per essere idonei al rimborso. Si raccomanda che i corsi siano pre-approvati per il rimborso prima di iscriversi all'organizzazione educativa.
• Il rimborso si basa sul completamento soddisfacente del corso. Se l'unica opzione per valutare un corso è Pass/Fail, un voto di Pass sarà accettato come prova di completamento soddisfacente. M/C TRP non copre corsi incompleti o falliti.
• Il rimborso massimo è5$000 per anno di programma, a partire da aprile 1 2026e terminando dicembre 31 2026.
• Tutte le domande devono essere inviate o con timbro postale entro 90 giorni dalla data di fine del corso o dell'evento.
• Tutti i rimborsi emessi durante l'anno solare sono riportati all'Ufficio del Controllore dello Stato (OSC) durante il mese di ottobre. Una volta che questi rimborsi saranno stati riportati, non verranno emessi ulteriori pagamenti fino a dopo il 1 gennaio dell'anno solare successivo.

1. Dipendenti M/C attuali New York State o Roswell Park Cancer Institute che lavorano nel servizio classificato e lavorano per il ramo esecutivo.

Sia alla data di inizio che di completamento del corso o dell'evento, un dipendente deve:

• Essere impiegato attivamente in una posizione M/C presso il New York State o Roswell Park Cancer Institute; e
• Essere un dipendente M/C New York State o Roswell Park con copertura sulle regole di presenza, che sia a tempo pieno o part-time (lavorando 50 percento o più).

Un'eccezione di idoneità può essere concessa al dipendente se soddisfa tutti i requisiti sopra indicati, è stato un dipendente dello Stato di New York rappresentato da un'unità contrattuale diversa all'inizio del corso, e se è stato un dipendente M/C al termine del corso, senza alcuna interruzione nel servizio.

2. Dipendenti licenziati

Un dipendente M/C del New York State o del Roswell Park Cancer Institute ha diritto al rimborso se il richiedente:

• È stato licenziato nell'ultimo anno; e
• Non è stato riassunto in una posizione di M/C New York State o Roswell Park Cancer Institute; e
• È nella lista preferita del Servizio Civile o del Roswell Park Cancer Institute.

3. Dipendenti part-time e dipendenti in congedo non disciplinare a tempo pieno

Un dipendente M/C New York State o Roswell Park Cancer Institute che lavora meno del 50 percento, e coloro che sono in congedo a tempo pieno non disciplinare, non hanno diritto a questo beneficio. L'idoneità sarà basata sullo stato lavorativo alla data di inizio del corso o dell'evento.

Ai fini di questo programma, i dipendenti che partecipano a un accordo di Riduzione Volontaria dell'Orario di Lavoro (VRWS) sono considerati dipendenti a tempo pieno.

Il rimborso delle tasse universitarie è disponibile per i dipendenti di M/C per corsi educativi classificati come legati al lavoro o alla carriera e offerti da scuole o organizzazioni approvate.

Le tasse di iscrizione per conferenze, riunioni, seminari, workshop e conferenze legati al lavoro o alla carriera offerti da scuole o organizzazioni approvate che soddisfano gli standard per i corsi di formazione qualificante sono idonee al rimborso.

1. Corsi legati al lavoro

I corsi devono soddisfare uno dei seguenti criteri per essere approvati come correlati al lavoro:

• È specificamente richiesto dal New York State, o dalla legge o regolamento, mantenere stipendio, status o lavoro; oppure
• Supporta direttamente o migliora le competenze richieste per gli attuali incarichi, compiti o responsabilità.

Anche se i corsi soddisfano queste condizioni, potrebbero non soddisfare sufficientemente il criterio di idoneità al lavoro se fanno parte di un programma di studio che può qualificare i dipendenti per una nuova occupazione o professione, anche se non ci sono piani per entrare in quell'occupazione o professione.

In alcuni casi, i corsi che non sono rimborsati come correlati al lavoro possono essere approvati come relativi alla carriera.

2. Corsi legati alla carriera

I corsi devono soddisfare uno dei seguenti criteri per essere approvati come correlati alla carriera:

• Prepara direttamente i dipendenti all'avanzamento all'interno della serie di titoli o della professione attuale del dipendente.
• Sviluppa direttamente la capacità amministrativa o gestionale dei dipendenti.
• Per i dipendenti non laureati, è necessario ottenere una laurea triennale per qualificarsi a opportunità lavorative all'interno del servizio statale a livello paraprofessionale o professionale.
• I corsi possono essere idonei anche se sono requisiti per un corso di studio legato alla carriera per cui il dipendente è uno studente immatricolato. Immatricolata significa accettazione formale e iscrizione a un istituto educativo approvato come candidato alla laurea.

3. Limitazioni ed esclusioni del corso
• I corsi di studio ricreativi, di educazione fisica, hobby o di interesse personale a credito o non sono idonei al rimborso nell'ambito di questo programma a meno che non siano un requisito disciplinare per un corso di laurea legato alla carriera per cui il dipendente è uno studente iscritto.
• I corsi con crediti seguiti su base di audit non sono rimborsabili.
• Affinché una classe di Formazione Legale Continua (CLE) sia idonea al rimborso nell'ambito di questo programma, il corso deve essere direttamente collegato alla missione dell'agenzia e all'assegnazione lavorativa del dipendente. Si prega di notare che esistono corsi di formazione continua offerti dalla National Academy of Continuing Legal Education (NACLE) e disponibili nel Sistema di Gestione dell'Apprendimento a livello statale (SLMS).

L'organizzazione educativa che offre i corsi deve rispettare standard accademici minimi definiti dal Dipartimento dell'Istruzione New York State o dal Dipartimento dell'Istruzione degli Stati Uniti.

I corsi, i workshop, i seminari e le conferenze idonei devono essere offerti da un'istituzione, scuola o organizzazione accreditata che soddisfi uno dei seguenti criteri:

• Autorizzato, autorizzato o autorizzato a conferire un titolo dal New York State Board of Regents o da un ente di accreditamento educativo riconosciuto equivalente
• Autorizzata o registrata dal Dipartimento dell'Istruzione New York State o da un ente di accreditamento educativo riconosciuto equivalente
• Autorizzata o registrata da un dipartimento o agenzia dello Stato di New York per fornire un corso specifico di istruzione
• Associazioni professionali riconosciute a livello nazionale o i loro capitoli statali o locali
• Gruppi di consulenza privati o affiliati a college/università senza scopo di lucro

Il TRP M/C copre le spese idonee sostenute per corsi o eventi che iniziano nel periodo da aprile 1 2026fino a dicembre 31 2026. Tutte le domande devono essere inviate o con timbro postale entro 90 giorni dalla data di fine del corso o dell'evento. Le domande per corsi o eventi iniziati il 1aprile o dopo 2026e terminati prima del 30giugno 2026, devono essere inviati o timbriati entro il 30settembre 2026.

Le tasse universitarie coperte per i corsi con crediti universitari e non validi e le tasse di iscrizione per conferenze, riunioni, seminari, workshop e conferenze sono rimborsate fino a un massimo di5$000 durante il periodo del programma. I crediti di formazione continua, come le Unità di Formazione Continua (CEU), le Ore di Sviluppo Professionale (PDH) o la Formazione Legale Continua (CLEs), sono anch'essi idonei al rimborso fino all'importo massimo del rimborso. Le spese devono essere dettagliate su una ricevuta pagata originale.

Prima di presentare una domanda di rimborso, i dipendenti sono tenuti a indagare e richiedere tutte le fonti alternative di sostegno alle tasse universitarie e assistenza finanziaria a cui potrebbero avere diritto.

Le fonti alternative di aiuto finanziario includono, ma non sono limitate a:

• Programmi di supporto alle tasse universitarie per agenzie/strutture
• Programma di Assistenza alle Tasse Universitarie (TAP)
• Borse di studio Pell
• Programma di Aiuto per Studi Part-time (APTS)
• New York State Assistenza alle tasse universitarie per i veterani del Vietnam
• Benefici Educativi dell'Amministrazione dei Veterani (GI Bill)
• Borse di studio universitarie

Le informazioni sui programmi di assistenza finanziaria possono essere ottenute dagli uffici di aiuto finanziario di college/università o dagli uffici di sviluppo del personale o del personale di agenzie/strutture.

I dipendenti che ricevono sostegno per la retta o assistenza finanziaria da una fonte alternativa devono segnalarlo insieme all'importo nel modulo di domanda. Questa somma verrà detratta prima di calcolare il rimborso consentito. I dipendenti che non riportano fonti e importi alternativi di aiuti finanziari nella domanda saranno responsabili della restituzione del rimborso e rischiano di essere esclusi dall'idoneità futura al programma di rimborso.

• Per i candidati al dottorato non è consentito il rimborso per nessun semestre durante il quale è richiesta l'iscrizione, ma non si svolgono corsi effettivi.
• Le tasse accessorie che possono essere richieste dall'istituto educativo, inclusi, ma non limitate a, tariffe per la domanda, tecnologia, registrazione tardiva, attività studentesche, servizi sanitari (obbligatori o opzionali), licenze studentesche, maturità, diploma o diploma, non sono rimborsabili.
• Le spese per pasti, alloggio, trasporto, parcheggio, libri o altre spese correlate, indirettamente o incidentalmente, all'attività educativa, non sono rimborsabili.

Inviare una domanda tramite il portale online elimina la necessità di compilare un modulo cartaceo; tuttavia, per ogni domanda è richiesto un Modulo di Approvazione del Supervisore. Questo modulo è disponibile sulla pagina web dei Programmi di Formazione M/C e deve essere inviato con ogni domanda online.

Si raccomanda che i corsi siano approvati per il rimborso prima di iscriversi all'organizzazione educativa. Deve essere compilata una domanda separata per ogni corso o evento. Tutte le domande e la documentazione di supporto devono essere inviate entro 90 giorni di calendario dalla data di fine del corso. Le domande per corsi o eventi iniziati il 1aprile o dopo 2026e terminati prima del 30giugno 2026, devono essere presentate entro il 30settembre 2026.

Passo 1: Accedi al Portale Rimborsi
Visita il sito web del portale online. Se non hai nome utente e password, clicca sul pulsante Registrazione in alto a destra e segui le istruzioni per registrarti come account utente.

Passo 2: Revisione e aggiornamento delle informazioni di contatto
Consulta la sezione Informazioni sul Dipendente e usa il pulsante 'Modifica Informazioni di Contatto' per apportare eventuali modifiche necessarie. Si prega di notare: l'indirizzo in questa sezione sarà il luogo in cui vengono spediti tutti gli assegni di rimborso. Qualsiasi modifica all'indirizzo necessaria dopo l'approvazione di una domanda deve essere effettuata tramite il portale, oltre a inviarla a [email protected]. Qualsiasi richiesta di cambio di nome legale deve essere effettuata tramite il Dipartimento Risorse Umane dell'agenzia del dipendente per essere aggiornata nel portale.

Passo 3: Crea una nuova applicazione
Seleziona 'Invia una nuova domanda MC EB'. Compila tutti i campi pertinenti inclusi nel modulo di domanda. Seleziona il pulsante 'Scegli file' per allegare il modulo di approvazione del supervisore del programma di rimborso delle tasse M/C compilato e tutta la documentazione di supporto richiesta elencata di seguito al modulo di domanda. Si prega di notare: Tutta la documentazione di supporto deve riportare il nome del richiedente stampato dall'ente emittente.
• Modulo di approvazione del supervisore del programma di rimborso delle tasse universitarie M/C
• Fattura, ricevuta o riepilogo dettagliato non alterato dal fornitore che mostra il costo delle tasse universitarie separato da eventuali costi aggiuntivi
• Documentazione che attesti qualsiasi assistenza finanziaria che sia stata o sarà ricevuta per il costo del corso o dell'evento, indicando il nome dell'entità che fornisce l'assistenza
• Documentazione che mostra le date di inizio e fine dell'evento (mese, giorno e anno)

Passo 4: Invia la domanda
Una volta completata la domanda, clicca sul pulsante 'Invia' per inviare la domanda all'OER. Una volta ricevuta la domanda, apparirà un messaggio che indica che la domanda è stata inviata con successo. Apparirà anche nella sezione Storia delle Domande del portale online.

Dopo la ricezione del modulo di domanda online, l'Unità di Rimborso M/C completerà il processo di pre-approvazione della domanda. I candidati saranno avvisati via email se ci sono domande o problemi identificati. Se la domanda è completa, una notifica di pre-approvazione verrà inviata al richiedente via email.

Si prega di notare: alcune istituzioni educative offrono una tassa fissa, permettendo agli studenti di seguire il maggior numero possibile di corsi durante ogni trimestre. Le domande per i corsi svolti in questi termini devono essere presentate entro 90 giorni di calendario dalla data di fine del semestre. È necessario presentare documentazione per confermare il numero totale di corsi e crediti seguiti durante ogni semestre.

Si raccomanda che i corsi siano approvati per il rimborso prima di iscriversi all'organizzazione educativa. Deve essere compilata una domanda separata per ogni corso o evento. Tutte le domande e la documentazione di supporto devono essere inviate entro 90 giorni di calendario dalla data di fine del corso. Le domande per corsi o eventi iniziati il 1aprile o dopo 2026e terminati prima del 30giugno 2026, devono essere presentate entro il 30settembre 2026. Il timbro postale o la data dell'email saranno utilizzati per determinare la tempestività della domanda.

Passo 1: Compila il modulo di domanda per il Programma di Rimborso delle Tasse Universitarie M/C
Il dipendente deve compilare un modulo di richiesta separato per il Programma di Rimborso delle Tasse M/C per ogni corso o evento per cui è richiesto il rimborso e inviarlo al supervisore per la revisione e l'approvazione. Il modulo è disponibile sul sito OER.

Il supervisore del dipendente deve determinare se il corso è correlato al lavoro o alla carriera come definito nelle linee guida del programma. Una volta determinato, il supervisore deve firmare e datare il modulo e restituirlo al candidato.

Passo 2: Invia la domanda
Verifica che il modulo di richiesta sia compilato e firmato sia dal dipendente che dal supervisore. La seguente documentazione di supporto deve essere presentata insieme al modulo di domanda:

• Fattura, ricevuta o riepilogo dettagliato non alterato dal fornitore che mostra il costo delle tasse universitarie separato da eventuali costi aggiuntivi
• Documentazione che attesti qualsiasi assistenza finanziaria che sia stata o sarà ricevuta per il costo del corso o dell'evento che indica il nome dell'entità che fornisce l'assistenza
• Documentazione che mostra le date di inizio e fine dell'evento (mese, giorno e anno)

Si prega di notare: alcune istituzioni educative offrono una tassa fissa, permettendo agli studenti di seguire il maggior numero possibile di corsi durante ogni trimestre. Le domande per i corsi svolti in questi termini devono essere presentate entro 90 giorni di calendario dalla data di fine del semestre. È necessario presentare documentazione per confermare il numero totale di corsi e crediti seguiti durante ogni semestre.

Il dipendente deve inoltrare la domanda originale con la firma del supervisore e tutta la documentazione di supporto in uno dei seguenti modi:

• Email: inviare la domanda e la documentazione di supporto entro la scadenza della domanda a [email protected]. Tutta la documentazione inviata via email deve essere in formato PDF. Tutti gli altri formati (JPG o altri formati fotografici, documenti Word, link a documentazione o siti web, ecc.) non saranno accettati.

• U.S. Mail: Posta per la domanda e documentazione di supporto, con timbro postale per scadenza della domanda a:
Ufficio Relazioni con i Dipendenti dello Stato di New York
Unità di rimborso M/C, 7piano
2 Empire State Plaza
Albany, NY 12223-1250

Dopo la ricezione del modulo di domanda, l'Unità di Rimborso M/C completerà il processo di pre-approvazione della domanda. I candidati saranno avvisati via email se ci sono domande o problemi identificati. Se la domanda è completa, una notifica di pre-approvazione verrà inviata al richiedente via email.

Per ottenere il rimborso, il dipendente deve presentare la seguente documentazione non oltre novanta (90) giorni calendari dalla data di fine del corso o dell'evento:

• Prova di pagamento come una valida ricevuta di pagamento dalla scuola, contratto di prestito, estratto conto bancario, estratto conto della carta di credito o assegno annullato
• Documentazione che attesti qualsiasi assistenza finanziaria che sia stata o sarà ricevuta per il costo del corso o dell'evento, indicando il nome dell'entità che fornisce l'assistenza
• Documentazione che conferma lo stato di immatricolazione (se applicabile) e il tipo di corso
• Documentazione che mostra le date di inizio e fine dell'evento (mese, giorno e anno)
• Documentazione del fornitore che conferma la frequenza o il completamento con successo ("certificato ufficiale" non richiesto).

Si prega di notare: il rimborso si basa sul completamento soddisfacente del corso. Se l'unica opzione per valutare un corso è Pass/Fail, un voto di Pass sarà accettato come prova di completamento soddisfacente. M/C TRP non copre corsi incompleti o falliti.

La documentazione sopra può essere inviata online accedendo al Portale Online e trovando la domanda elencata nella sezione Storia delle Candidature. Seleziona la finestra a tendina sul lato destro della pagina e scegli Aggiungi allegato. Seleziona l'opzione Scegli i file in fondo al modulo di richiesta per allegare tutti i file richiesti.

La documentazione può anche essere inviata via email o posta statunitense, utilizzando l'indirizzo trovato nella Sezione K sopra.

Si prega di notare: se non riesci a ottenere la documentazione richiesta entro il periodo di 90giorni, devi inviare il modulo di richiesta e contattare l'Unità di Rimborso M/C prima della scadenza.

Il dipendente è responsabile di eventuali tasse e altre ritenute come definito dal Codice dell'Agenzia delle Entrate (IRS). La tassazione dei benefici educativi (rimborsi) è soggetta a cambiamenti continui.

In generale, i benefici educativi legati al lavoro (rimborsi) non sono tassabili, con le seguenti chiarimenti ed eccezioni:

1. I benefici educativi (rimborsi) che superano5$250 generalmente sono tassabili a meno che non possano essere esclusi come "beneficio accessorio per condizioni di lavoro".

2. I dipendenti dovrebbero consultare un esperto fiscale per domande riguardanti la tassazione di questi benefici (rimborsi). L'Ufficio delle Relazioni con i Lavoratori (OER) non può fornire alcuna chiarimentia o consulenza fiscale.

Tutti i pagamenti di rimborso TRP saranno emessi tramite deposito diretto del payroll dello stato di New York. I pagamenti ai dipendenti del Roswell Park Cancer Institute saranno emessi tramite assegno. L'Ufficio del Controllore dello Stato (OSC) tratterrà le tasse stimate dai dipendenti i cui rimborsi combinati dal Programma TRP e qualsiasi altro beneficio educativo aggiuntivo (rimborso) dalla loro agenzia superano5$,250. Questo può comportare una trattenuta sostanziale dagli stipendi a fine anno e i richiedenti dovrebbero pianificare di conseguenza. Si incoraggia gli studenti a cercare consulenza fiscale competente per determinare se il "beneficio accessorio delle condizioni di lavoro" sia applicabile nella presentazione dei redditi.